У роті (батареї) облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 3). Військовослужбовці записуються до книги у порядку прибуття до підрозділу. Записи робляться на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовців, і облікових документів штабу військової частини. Записи в книзі щомісяця звіряються з відомостями облікових документів штабу військової частини: обліково-послужних карток, книг алфавітного та штатно-посадового обліку. Книги обліку особового складу в підрозділи видаються командирам підрозділів штабом військової частини. Ці книги обліковуються в нетаємному діловодстві штабу військової частини. Аркуші в книзі нумеруються, а в кінці книги робиться запис про кількість аркушів, який завіряється підписом особи, відповідальної за ведення діловодства. Нові книги заводяться лише після використання старих книг. Використані книги здаються в штаб частини для знищення за актом. Короткі відомості про чисельність особового складу підрозділу (таблиця 1) вивіряються щодня. Якщо показники чисельності особового складу за минулий день змінилися, замість них записуються нові уточнені дані. Якщо за минулі дні не було жодних змін, то виправляється лише дата їх складання, яка повинна суворо відповідати календарному дню місяця. Штатно-посадовий розрахунок (таблиця 2) ведеться на весь особовий склад підрозділу (у штабі батальйону цей розрахунок не ведеться). У розрахунку зазначається найменування кожної посади у порядку розташування їх у штаті (штатному розкладі). У графі 5 у мирний час зазначаються: для сержантів і солдатів - період і рік призову (наприклад: «І-2021», «ІІ-2021», що означає перше або друге півріччя року призову); для осіб рядового, сержантського і старшинського складу - дата, місяць та рік закінчення строку військової служби за контрактом, рік народження. Наприклад, «Контракт до 20.09.2024, 1979 р. н.». У таблиці 3 книги («Список особового складу») для обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу залишається декілька сторінок книги. Військовослужбовці строкової військової служби обліковуються після військовослужбовців військової служби за контрактом. У кінці книги виділяється декілька сторінок для обліку тимчасово прикомандированих з інших частин на строк більше одного місяця, після них - декілька сторінок для відміток про перевірку стану обліку. Нумерація записів у кожному розділі - окрема.